Dlaczego brak jednego dokumentu potrafi wstrzymać sporządzenie aktu przy sprzedaży mieszkania i dziedziczeniu

Strony transakcji spotykają się w kancelarii w celu podpisania umowy sprzedaży mieszkania. Kupujący dysponuje odpowiednimi środkami na rachunku bankowym, a sprzedający przygotował już klucze do lokalu. W trakcie weryfikacji okazuje się jednak, że właściwa podstawa nabycia nie została dostarczona. Dodatkowo w księdze wieczystej widnieje nieaktualny wpis dotyczący dawno spłaconych obciążeń. Brak zaledwie jednego kluczowego zaświadczenia odsuwa podpisanie aktu na inny termin. Zestaw wymaganych dokumentów zawsze zależy od rodzaju planowanej czynności. Zupełnie inne zaświadczenia są niezbędne przy obrocie nieruchomościami, a inne przy przekazywaniu majątku w drodze darowizny lub podczas regulowania spraw spadkowych.

Podstawowe dokumenty przy obrocie nieruchomościami

W przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego lub gruntu podstawą jest potwierdzenie tożsamości stron za pomocą ważnych dowodów osobistych albo paszportów. Następnie niezbędnym krokiem jest udokumentowanie faktu, że zbywca ma prawo rozporządzać danym majątkiem. Służy do tego dokument określany jako podstawa nabycia. Może to być wypis aktu notarialnego poprzedniej umowy sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu.

Dla zachowania bezpieczeństwa obrotu notariusz badając stan prawny opiera się na aktualnym odpisie z księgi wieczystej. Pozwala to wykluczyć istnienie nieujawnionych wcześniej roszczeń, hipotek lub służebności. Jeśli nieruchomość stanowi przedmiot współwłasności ułamkowej, konieczne staje się przedłożenie pisemnych zgód wszystkich współwłaścicieli na dokonanie zbycia. Niekiedy potrzebne jest też zaświadczenie z urzędu skarbowego o wywiązaniu się z podatku od spadków i darowizn.

Przy czynnościach obejmujących działki gruntowe bezwzględnie wymagany jest wypis z rejestru gruntów, a często również wyrys z mapy ewidencyjnej. W sytuacji, gdy grunt zmienia właściciela, przydaje się także zaświadczenie o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego. Przy umowach darowizny strony muszą dodatkowo określić rynkową wartość przekazywanego majątku. Ma to ogromne znaczenie dla ustalenia wysokości ewentualnych zobowiązań podatkowych i opłat pobieranych przy sporządzaniu dokumentacji.

Weryfikacja dokumentów w sprawach spadkowych i najczęstsze błędy

Regulowanie kwestii związanych ze zmarłym krewnym wymaga zgromadzenia zupełnie innej dokumentacji z urzędów. Jeśli uczestnicy postępowania decydują się na sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia, punktem wyjścia jest odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy oraz zaświadczenie potwierdzające jego numer PESEL.

Aby prawidłowo ustalić krąg osób powołanych do dziedziczenia z mocy ustawy, spadkobiercy dostarczają odpisy skrócone aktów stanu cywilnego. Najczęściej są to akty urodzenia w przypadku zstępnych oraz akty małżeństwa dla osób, które zmieniły nazwisko rodowe. W przypadku pozostawienia przez zmarłego ważnego testamentu, do przeprowadzenia całej procedury niezbędny jest oryginał tego dokumentu.

W praktyce bardzo często pojawiają się rozbieżności, które wstrzymują dalsze działania. Należą do nich przede wszystkim błędy w danych osobowych. Literówki w nazwiskach lub nieprawidłowe numery PESEL widniejące w starych aktach wymuszają wcześniejsze sprostowanie wpisów. Zdarza się również, że dokumenty geodezyjne tracą swoją ważność przez nagłe zmiany w ewidencji gruntów i budynków.

Każda sprawa wymaga dokładnej weryfikacji dostarczonych pism przed wyznaczeniem ostatecznego terminu spotkania. Kancelaria Notarialna Bartłomiej Nowak, Wojciech Janik funkcjonująca w Chorzowie zajmuje się obsługą takich procedur. Kiedy zachodzi potrzeba przeprowadzenia skomplikowanego działu majątku, okazuje się, że również notariusz z Katowic czy innej śląskiej miejscowości wymaga przedstawienia identycznego kompletu zaświadczeń. Wynika to bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa o notariacie.

Gromadzenie odpisów, zaświadczeń i wyrysów map nie jest podyktowane wyłącznie względami biurokracji. Kompletna i sprawdzona dokumentacja stanowi jedyną podstawę do oceny zgodności planowanej czynności ze stanem prawnym. Notariusz bada poprawność przedłożonych papierów, ponieważ nie może opierać się na niepełnych informacjach od stron. Każdy brak w dokumentacji lub wygasła ważność urzędowego zaświadczenia wstrzymuje realizację procedury. Wcześniejsze dostarczenie wszystkich materiałów pozwala na wychwycenie niespójności i uzupełnienie braków przed wyznaczoną datą. Takie podejście zapobiega rozczarowaniom w dniu planowanej transakcji i chroni uczestników przed nieważnością zawartych umów.